Hóa đơn điện tử là gì? Tất tần tật những điều doanh nghiệp cần biết

Hóa đơn điện tử là gì mà lại được nhắc đến nhiều đến vậy trong năm 2025? Không chỉ là xu hướng, đây còn là giải pháp mang lại sự tiện lợi, minh bạch và tiết kiệm vượt trội cho doanh nghiệp hiện đại. Thay vì mất thời gian in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy cồng kềnh, giờ đây chỉ với vài thao tác đơn giản và nhanh chóng. Hãy cùng Dong Shop Sun tìm hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử, lợi ích và những điểm mới cần lưu ý trong năm 2025 nhé!

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là một loại hóa đơn được lập, ký số, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử, không cần in ra giấy. Đây là hình thức hóa đơn hiện đại, được pháp luật Việt Nam công nhận và quản lý theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.

So với hóa đơn giấy truyền thống, hóa đơn điện tử có những đặc điểm khác biệt như:

• Có định dạng chuẩn XML, PDF hoặc PDF/A
• Có mã số thuế người bán, chữ ký số và mã xác thực (nếu là hóa đơn có mã)
• Được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế để xác thực, lưu trữ và tra cứu
• Có thể gửi nhanh qua email, hệ thống quản lý hóa đơn, phần mềm kế toán hoặc nền tảng tích hợp

Xem thêm: Có 100 triệu nên đầu tư gì trong năm 2025?

Phân biệt điểm khác nhau của hóa đơn điện tử có mã và không mã

Tiêu chí	Hóa đơn điện tử có mã	Hóa đơn điện tử không mã
Mã số thuế	Có mã của cơ quan thuế	Không có mã
Đối tượng áp dụng	DN vừa và nhỏ, hộ cá thể, ngành nghề có rủi ro	DN lớn, cơ sở có uy tín
Quản lý bởi	Tổng cục Thuế trực tiếp xác thực	Doanh nghiệp tự lập và gửi
Tính pháp lý	Cực kỳ chặt chẽ, minh bạch	Vẫn hợp pháp, nhưng yêu cầu cao hơn về quản trị nội bộ

Lợi ích khi dùng hóa đơn điện tử là gì?

• Tiết kiệm chi phí: Loại bỏ in ấn, vận chuyển, lưu trữ giấy.
• Tự động, minh bạch, giảm sai sót: Kết nối trực tiếp đến cơ quan thuế, kiểm soát tốt hơn.
• Tuân thủ pháp lý mới 2025: Đảm bảo đúng quy định, tránh phạt hành chính nếu sai thời điểm, sai mẫu
• Linh hoạt xử lý hóa đơn sai: Dễ dàng điều chỉnh, thay thế theo quy định thuận tiện.

Những loại hóa đơn điện tử đang được sử dụng

Hiện nay, hóa đơn điện tử được chia thành nhiều loại dựa trên phương pháp kê khai thuế và mục đích sử dụng. Dưới đây là các loại hóa đơn điện tử phổ biến:

Hóa đơn giá trị gia tăng

Đây là hóa đơn áp dụng cho tổ chức, doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn GTGT được sử dụng khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Nó có thể được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối truyền dữ liệu đến cơ quan thuế.

Hóa đơn bán hàng

Loại hóa đơn này được áp dụng cho cá nhân, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Đây là đối tượng không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế. Hóa đơn bán hàng cũng có thể được lập từ máy tính tiền. Thiết bị này cần có kết nối với cơ quan thuế để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch.

Các loại hóa đơn điện tử khác

Bao gồm vé điện tử, phiếu thu, tem điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ… Những chứng từ này có nội dung thể hiện thông tin hàng hóa hoặc dịch vụ kèm theo giá trị thanh toán. Mặc dù không phải hóa đơn theo nghĩa truyền thống. Nhưng vẫn có tính pháp lý nếu được lập và sử dụng đúng theo quy định về hóa đơn điện tử.

Điểm mới trong quy định hóa đơn điện tử năm 2025

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có nhiều thay đổi quan trọng:

• Từ 01/6/2025, nếu hóa đơn có sai sót, doanh nghiệp không cần hủy hóa đơn. Mà có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo dữ liệu liền mạch.

• Từ nay các hộ kinh doanh bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Các lĩnh vực như bán lẻ, F&B, vận tải, y tế… phải sử dụng máy tính tiền tích hợp hóa đơn điện tử và kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.

• Từ 31/5/2025, mẫu hóa đơn phải tuân thủ ký hiệu mới. Phần mềm hóa đơn điện tử phải tự động cập nhật mẫu số – ký hiệu hóa đơn đúng chuẩn.

Các phần mềm hỗ trợ in hoá đơn điện tử theo quy định mới (2025)

Hiện trên thị trường, nhiều phần mềm đã cập nhật đầy đủ chức năng tự động hóa ký hiệu theo chuẩn:

• MISA meInvoice: Hỗ trợ in hóa đơn điện tử có mã và không mã, tự động cập nhật ký hiệu mẫu số theo Thông tư 32/2025. Tích hợp với phần mềm kế toán MISA phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn.

• EasyInvoice: Cho phép in hóa đơn theo định dạng chuẩn PDF/A, xử lý sai sót bằng cách điều chỉnh thay vì hủy. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp nhiều ngành nghề.

• VNPT Invoice: In hóa đơn điện tử trực tiếp từ phần mềm bán hàng, kết nối máy tính tiền và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế. Thích hợp cho doanh nghiệp lớn, chuỗi hệ thống.

• Sapo Invoice: Phù hợp với hộ kinh doanh, cửa hàng bán lẻ, nhà hàng. Hỗ trợ in hóa đơn từ máy POS, tự sinh ký hiệu mẫu số theo năm, kết nối máy tính tiền theo chuẩn mới.

• iXHĐ (TS24): Cung cấp giải pháp in hóa đơn điện tử theo mẫu của Tổng cục Thuế, dễ tra cứu và sử dụng. Phù hợp với tổ chức hành chính và cơ quan sự nghiệp công lập.
• Tax24 E-Invoice: Cho phép in hóa đơn điện tử hợp lệ, có chức năng điều chỉnh hóa đơn sai theo Nghị định 70. Phần mềm này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh cá thể.

Câu hỏi thường gặp

Việc sử dụng hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Từ năm 2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc với toàn bộ doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Năm 2025, quy định mở rộng đến cả hộ kinh doanh nhỏ lẻ sử dụng máy tính tiền.

Hóa đơn điện tử có được pháp luật công nhận không?

Có. Nếu hóa đơn có chữ ký số hợp lệ và được cấp mã của cơ quan thuế (nếu cần), thì có giá trị tương đương hóa đơn giấy.

Có thể điều chỉnh hóa đơn điện tử sau khi phát hành không?

Được. Theo Nghị định 70/2025, người bán có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không cần hủy như trước kia.

Kết luận

Hiểu đúng hóa đơn điện tử là gì không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật. Mà còn giúp tối ưu quy trình kế toán, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Với những quy định mới nhất năm 2025, việc triển khai đúng và đủ sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, tránh sai sót và an tâm trong công tác tài chính – thuế.

Nếu bạn đang cần vay vốn nhanh với lãi suất hấp dẫn, hãy liên hệ ngay với Dong Shop Sun qua tổng đài 1800 5588 90 (miễn phí). Đội ngũ tư vấn viên của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn lựa chọn giải pháp vay phù hợp nhất. Dong Shop Sun là người bạn đồng hành cùng bạn vượt qua mọi khó khăn tài chính một cách dễ dàng và nhanh chóng!