Hóa đơn điện tử và Hóa đơn giấy khác nhau như thế nào?

Trong quá trình chuyển đổi số, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hóa đơn giấy nhờ khả năng tiết kiệm thời gian, chi phí và thuận tiện trong quản lý. Vậy so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy cho thấy những điểm giống và khác nhau nào? Doanh nghiệp nên sử dụng loại hóa đơn nào? Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là gì?

Trước khi so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần hiểu rõ đặc điểm của từng loại hóa đơn.

Hóa đơn giấy là gì?

Hóa đơn giấy là chứng từ được lập và thể hiện dưới dạng văn bản giấy, dùng để ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.

Một số loại hóa đơn giấy phổ biến gồm:

• Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT).
• Hóa đơn bán hàng.
• Hóa đơn do doanh nghiệp tự in.
• Hóa đơn do doanh nghiệp đặt in.

Hóa đơn giấy thường được lập, ký, đóng dấu và giao trực tiếp hoặc gửi cho khách hàng.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, xử lý, lưu trữ và quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử.

Hóa đơn điện tử có thể bao gồm:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Thông tin trên hóa đơn được lập theo quy định và có thể được ký số trước khi gửi cho người mua.

2. So sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đều có mục đích ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, hai loại hóa đơn có nhiều điểm khác biệt về hình thức, cách lưu trữ và phương thức quản lý.

Điểm giống nhau

Cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đều:

• Là chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Thể hiện các thông tin quan trọng của giao dịch.
• Được sử dụng làm căn cứ cho việc kê khai, hạch toán theo quy định.
• Có giá trị sử dụng khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo pháp luật.
• Cần được doanh nghiệp quản lý và lưu trữ theo quy định.

Điểm khác nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Tiêu chí	Hóa đơn giấy	Hóa đơn điện tử
Hình thức	Thể hiện trên giấy	Thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử
Cách lập	Có thể viết/in trên giấy	Lập trên phần mềm hoặc hệ thống điện tử
Chữ ký	Chữ ký trực tiếp, đóng dấu theo trường hợp áp dụng	Chữ ký số/chữ ký điện tử theo quy định
Liên hóa đơn	Có khái niệm liên hóa đơn	Không có khái niệm liên
Gửi khách hàng	Giao trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện	Có thể gửi qua email, hệ thống điện tử hoặc phương thức phù hợp
Lưu trữ	Cần lưu bản giấy	Lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử
Tra cứu	Thường phải tìm kiếm hồ sơ thủ công	Có thể tra cứu nhanh trên hệ thống
Chi phí	Phát sinh chi phí giấy, in ấn, lưu kho	Giảm đáng kể chi phí in ấn và lưu trữ vật lý
Quản lý	Phụ thuộc nhiều vào hồ sơ giấy	Dễ quản lý, tìm kiếm và đối chiếu dữ liệu

3. 5 điểm khác biệt nổi bật giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

3.1. Khác nhau về hình thức

Hóa đơn giấy được thể hiện trực tiếp trên giấy và doanh nghiệp cần bảo quản chứng từ vật lý.

Trong khi đó, hóa đơn điện tử tồn tại dưới dạng dữ liệu điện tử, giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc phát hành, gửi và lưu trữ.

3.2. Khác nhau về khái niệm liên hóa đơn

Hóa đơn giấy thường được lập thành nhiều liên nhằm phục vụ các bên liên quan.

Đối với hóa đơn điện tử, không có khái niệm liên hóa đơn như hóa đơn giấy. Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ và khai thác trên hệ thống điện tử.

3.3. Khác nhau về chữ ký

Hóa đơn giấy có thể sử dụng chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền và con dấu theo quy định.

Hóa đơn điện tử sử dụng chữ ký số hoặc hình thức ký điện tử phù hợp, giúp quá trình phát hành và xác thực hóa đơn thuận tiện hơn.

3.4. Khác nhau về lưu trữ

Với hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần:

• Chuẩn bị tủ hoặc kho lưu trữ.
• Phân loại chứng từ.
• Bảo quản khỏi ẩm mốc, rách hoặc thất lạc.
• Mất thời gian khi cần tìm kiếm hóa đơn cũ.

Trong khi đó, hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu, giúp:

• Tiết kiệm diện tích lưu trữ.
• Dễ dàng phân loại hóa đơn.
• Tìm kiếm nhanh theo thông tin cần thiết.
• Thuận tiện sao lưu và quản lý dữ liệu.

3.5. Khác nhau về tra cứu và sử dụng

Việc tra cứu hóa đơn giấy thường cần tìm lại chứng từ trong hồ sơ lưu trữ.

Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể tìm kiếm thông tin trên phần mềm hoặc hệ thống quản lý hóa đơn, giúp giảm đáng kể thời gian xử lý.

4. Hóa đơn điện tử có những ưu điểm gì?

So với phương thức quản lý hóa đơn truyền thống, hóa đơn điện tử mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí

Doanh nghiệp có thể giảm các khoản chi phí liên quan đến:

• Giấy in hóa đơn.
• Mực in.
• In ấn và phát hành.
• Vận chuyển hóa đơn.
• Không gian lưu trữ hồ sơ.

Tiết kiệm thời gian

Hóa đơn có thể được lập và gửi cho khách hàng nhanh chóng thông qua các phương thức điện tử.

Nhờ đó, doanh nghiệp không cần mất nhiều thời gian cho việc:

• In hóa đơn.
• Ký và đóng dấu thủ công.
• Đóng gói.
• Gửi hóa đơn trực tiếp.
• Tìm kiếm hồ sơ giấy.

Dễ dàng quản lý và tra cứu

Hệ thống hóa đơn điện tử cho phép doanh nghiệp quản lý số lượng lớn hóa đơn trên cùng một nền tảng.

Kế toán có thể dễ dàng:

• Tìm kiếm hóa đơn.
• Kiểm tra thông tin giao dịch.
• Đối chiếu dữ liệu.
• Theo dõi trạng thái hóa đơn.
• Hỗ trợ xử lý nghiệp vụ kế toán.

Hạn chế rủi ro thất lạc

Hóa đơn giấy có thể bị rách, thất lạc hoặc hư hỏng trong quá trình bảo quản.

Với hóa đơn điện tử, dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc quản lý và sao lưu.

Thuận tiện tích hợp

Hóa đơn điện tử có thể được kết nối với nhiều hệ thống quản lý khác như:

• Phần mềm kế toán.
• Phần mềm bán hàng.
• Hệ thống ERP.
• Phần mềm quản lý doanh nghiệp.

Điều này giúp hạn chế việc nhập liệu thủ công và nâng cao hiệu quả xử lý dữ liệu.

5. Doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy?

Qua so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, có thể thấy hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi thế về quản lý, lưu trữ và xử lý dữ liệu.

Đặc biệt, việc sử dụng hóa đơn điện tử còn phù hợp với xu hướng chuyển đổi số trong hoạt động kế toán và quản trị doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp nên chuyển sang hóa đơn điện tử?

• Quản lý thuận tiện: Tập trung dữ liệu trên hệ thống điện tử.
• Tiết kiệm chi phí: Hạn chế chi phí in ấn và lưu trữ.
• Xử lý nhanh: Lập và gửi hóa đơn nhanh chóng.
• Tra cứu dễ dàng: Tìm kiếm hóa đơn theo thông tin trên hệ thống.
• Hạn chế thất lạc: Không phụ thuộc hoàn toàn vào hồ sơ giấy.
• Dễ tích hợp: Kết nối với phần mềm kế toán và quản trị.
• Phù hợp chuyển đổi số: Đáp ứng xu hướng số hóa hoạt động doanh nghiệp.

Lưu ý: Việc sử dụng hóa đơn điện tử cần thực hiện theo đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ hiện hành và tình trạng áp dụng cụ thể của từng doanh nghiệp.

6. Lưu ý khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử

Để quá trình sử dụng hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên lựa chọn phần mềm đáp ứng đầy đủ yêu cầu về nghiệp vụ và bảo mật.

Một số tiêu chí cần quan tâm gồm:

• Đáp ứng quy định pháp luật hiện hành.
• Có khả năng kết nối với hệ thống thuế theo quy định.
• Giao diện dễ sử dụng.
• Hỗ trợ tra cứu và quản lý hóa đơn nhanh chóng.
• Có tính năng lưu trữ và sao lưu dữ liệu.
• Có khả năng tích hợp với phần mềm kế toán.
• Hỗ trợ nhiều hình thức lập và gửi hóa đơn.
• Có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật khi phát sinh vấn đề.

7. Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Hóa đơn điện tử có thay thế hóa đơn giấy không?

Hóa đơn điện tử đang được áp dụng rộng rãi trong hoạt động kinh doanh và là hình thức hóa đơn được pháp luật quy định. Doanh nghiệp cần căn cứ vào quy định hiện hành và trường hợp hoạt động cụ thể để thực hiện đúng.

Hóa đơn điện tử có cần in ra giấy không?

Thông thường, hóa đơn điện tử được lưu trữ và sử dụng dưới dạng dữ liệu điện tử. Việc in hóa đơn ra giấy chỉ phục vụ một số nhu cầu nhất định và không làm thay đổi bản chất của hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử có dễ tra cứu không?

Có. Nếu được lưu trữ trên hệ thống phần mềm, doanh nghiệp có thể tìm kiếm hóa đơn dựa trên các thông tin như số hóa đơn, ngày lập, mã số thuế hoặc thông tin khách hàng.

Hóa đơn giấy có còn được sử dụng không?

Việc sử dụng hóa đơn giấy phụ thuộc vào từng trường hợp và quy định pháp luật hiện hành. Doanh nghiệp nên kiểm tra điều kiện áp dụng cụ thể trước khi sử dụng.

8. Kết luận

Qua so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy, có thể thấy mỗi hình thức có đặc điểm riêng nhưng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích nổi bật về chi phí, thời gian, lưu trữ, tra cứu và quản lý dữ liệu.

Đối với doanh nghiệp đang hướng đến chuyển đổi số, việc lựa chọn một giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp sẽ giúp tối ưu quy trình kế toán, nâng cao hiệu suất làm việc và thuận tiện hơn trong quản lý hóa đơn.

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu triển khai hóa đơn điện tử, hãy ưu tiên lựa chọn phần mềm uy tín, đáp ứng đầy đủ quy định hiện hành và có khả năng hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình sử dụng.
>>Xem thêm: Hỗ trợ cầm đồ bằng hóa đơn điện tử tại Dong Shop Sun chỉ 15 phút

>>Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Tất tần tật những điều doanh nghiệp cần biết